En septembre : choix de l’affiche du festival (souvent après un concours d’affiches)
En octobre : lancement du festival avec envoi aux établissements de l’académie, de l’affiche, du règlement et des fiches d’inscription. Recherche d’un président de jury.
En décembre : demande de subventions.
A partir de janvier : préparation des élèves dans le cadre d’ateliers : à l’analyse filmique, à l’expression orale et corporelle, à la manipulation du tableur…
En mars : clôture des inscriptions.
Début avril : réception des films, sous forme de DVD, de clé USB ou par We Transfer avec les fiches de présentation et la lettre de présence.
Avril/mai : visionnement des films, vérification du respect de la durée et éventuellement du thème, sélection éventuelle, réalisation à l’aide du logiciel pinnacle du montage des films dans l’ordre de projection, réalisation du timing, synthèse des fiches de présentation des films et des questions pour les interviews, préparation des intermèdes, invitation des membres du jury.
Le mercredi qui précède le festival : RV chez le prestataire privé (Girardot à Saint-André-lez-Lille) qui assure la projection et prête les caméras pour finaliser le montage et graver le DVD qui sert de base au gravage des autres DVD.
Le mardi, veille du festival : répétition générale avec le matériel en place
Le mercredi (souvent le 3è mercredi du mois de mai) : Journée du Festival (de 8h30 à 17h).